چند راه برای اینکه کسب و کار خود را بدون مشکل در زمان دور نگه دارید
چند راه برای اینکه کسب و کار خود را بدون مشکل در زمان دور نگه دارید
( مقاله ترجمه شده از سایت معتبر خارجی )
1. تعیین انتظارات روشن با مشتریان
. به آنها اطلاع دهید که چه تاریخی دور خواهید بود و اگر دفتر شما برای تعطیلات بسته می شود، تاریخ هایی که در سال جدید بسته می شود و بازگشایی می شود.
انتظارات روشنی را در مورد جدول زمانی پروژه، به روز رسانی ها و هرگونه تاخیر احتمالی تنظیم کنید. به مشتریان خود اطمینان دهید که یک عضو تیم تعیین شده برای پاسخ به هر سؤالی در مورد پروژه آنها در دسترس خواهد بود و در زمانی که شما دور هستید، همه چیز را در مسیر خود نگه دارید.
نرم افزار Houzz Pro برقراری ارتباط با مشتریان خود را آسان می کند. از طریق برنامه پیام ارسال کنید یا از داشبورد مشتری شخصی سازی شده برای اضافه کردن گزارش روزانه، جدول زمانی یا فایل های مهم استفاده کنید.
با Houzz Pro، می توانید پروژه ها، سفارش ها و صورت حساب ها را از هر کجا و در هر زمان، خواه در محل کار، خانه یا در تعطیلات، پیگیری کنید، بنابراین هرگز ردیابی آنچه را که در حال انجام است از دست ندهید.
2. پیام خود را تغییر دهید
پست صوتی کسب و کار خود را با یک پیام واضح و آموزنده به روز کنید.
به طور واضح اعلام کنید که چه زمانی دفتر شما برای تعطیلات بسته خواهد شد، تاریخ بازگشت خود را ذکر کنید، و برای هر موضوع فوری یک شماره تماس یا آدرس ایمیل بگذارید. این تضمین می کند که مشتریان احساس می کنند مطلع هستند و در صورت نیاز می توانند با فرد مناسب تماس بگیرند.
3. نماینده
اگر همچنان در تعطیلات با بازگشایی دفتر هستید، یک عضو تیم توانمند را شناسایی کنید تا در غیاب شما مسئولیت را بر عهده بگیرد. مسئولیت‌های خاصی را محول کنید، به آنها قدرت دهید تا تصمیم‌گیری کنند و خطوط ارتباطی واضحی ایجاد کنند تا بتوانند در زمانی که شما دور هستید کارآمد کار کنند (و مشکلی برای شما ایجاد نکنند).
4. از فناوری حداکثر استفاده را ببرید
نرم افزار مدیریت پروژه پیشرفته امروز برای ساده کردن عملیات طراحی شده است و اعضای تیم شما را در هر کجا که هستند متصل نگه می دارد - بنابراین مطمئن شوید که پتانسیل کامل آن را در طول دوره تعطیلات بهینه کنید.
قبل از اینکه شما و تیمتان شروع به کار کنید، مطمئن شوید که همه با ابزارهای نرم افزاری Houzz Pro آماده هستند تا بتوانید از راه دور همکاری کنید، پیشرفت پروژه ها را پیگیری کنید، وظایف را مدیریت کنید و در ارتباط بمانید.
5. یک طرح تماس اضطراری داشته باشید
برای هر موقعیت غیرمنتظره ای که ممکن است در زمانی که شما دور هستید ایجاد شود، یک طرح تماس اضطراری ایجاد کنید.
از همه اعضای تیم خود بخواهید شماره تلفن خود را به اشتراک بگذارند و لیستی از مخاطبینی که می توانند در غیاب شما به مسائل فوری رسیدگی کنند، در اختیار آنها قرار دهید. این تضمین می کند که مسائل مهم را می توان به سرعت و بدون ایجاد اختلال در جدول زمانی پروژه یا بودجه حل کرد.
Ways to Keep Your Business Running Smoothly When You’re Away
1. Set Clear Expectations With Clients
Communicate with your clients well in advance of your vacation. Let them know the dates you’ll be away and, if your office will be closing for the holidays, the dates it will close and reopen in the new year.
Set clear expectations regarding project timelines, updates and any potential delays. Assure your customers that a designated team member will be available to answer any questions about their project and keep things on track while you’re away.
Houzz Pro software makes it easy to communicate with your clientele. Send messages through the app or use the personalized client dashboard to add a daily log, timelines or important files.
With Houzz Pro, you can also handle projects, track orders and invoicing from anywhere at any time, whether that’s at work, home or on holiday, so you never lose track of what’s going on.
2. Change Your Message
Update your business voicemail with a clear and informative message.
Clearly state when your office will be closed for the holidays, provide the dates of your return, and leave a contact number or email address for any urgent matters. This ensures that clients feel informed and can reach the appropriate person if needed.
3. Delegate
If you’ll still be on vacation when the office reopens, identify a capable team member to take charge during your absence. Delegate specific responsibilities, empower them to make decisions and establish clear lines of communication so they can work efficiently while you’re away (and not trouble you with minor issues).
4. Make the Most of Technology
Today’s cutting-edge project management software is designed to streamline operations and keep your team members connected, wherever they might be — so be sure to optimize its full potential during the holiday period.
Before you and your team head off, make sure everyone’s up to speed with Houzz Pro software tools so you can collaborate remotely, track the progress of projects, manage tasks and stay connected.
5. Have an Emergency Contact Plan
Establish an emergency contact plan for any unexpected situations that might arise while you’re away.
Get everyone on your team to share their phone numbers and provide them with a list of contacts who can address urgent matters in your absence. This ensures that critical issues can be resolved promptly without disrupting project timelines or budgets.